Gentile Ministro,

siamo profondamente convinti che ci sia un ambito del Suo stesso Ministero dal quale sia possibile partire subito, con interventi concreti e visibili: la burocrazia consolare.

Milioni di cittadini italiani residenti o temporaneamente presenti all’estero, così come cittadini stranieri e imprese che hanno necessità di interagire con la rete diplomatico-consolare italiana, conoscono l'importanza dei servizi erogati dai Consolati.

Molti di loro possono però raccontare casi concreti nei quali una maggiore semplificazione avrebbe non soltanto facilitato la vita del cittadino, ma avrebbe anche reso il lavoro della Pubblica Amministrazione più rapido, efficiente e, in definitiva, meno costoso per l’intera collettività.

Digital first deve significare davvero digital first
Procedure che dovrebbero essere improntate ai principi di digitalizzazione e semplificazione possono ancora tradursi, nella pratica, in convocazioni allo sportello evitabili, richieste di documenti o informazioni già prodotti o già nella disponibilità della Pubblica Amministrazione e modalità operative differenti da un Consolato all’altro.

Non crediamo che il primo passo debba necessariamente essere quello di introdurre nuove norme.

Cominciamo applicando pienamente e uniformemente quelle che già esistono.

Le norme sulla digitalizzazione e sulla semplificazione amministrativa esistono già. Esiste già il principio secondo cui la Pubblica Amministrazione non dovrebbe chiedere ripetutamente al cittadino documenti e informazioni che sono già in suo possesso o che possono essere acquisiti attraverso le altre amministrazioni.

Prima di aggiungere nuove regole, facciamo funzionare bene quelle esistenti.

Cosa chiediamo concretamente
Chiediamo al Ministro degli Affari Esteri e all’Unità per la semplificazione e il coordinamento della Farnesina di avviare un progetto specifico di semplificazione dei servizi consolari, che porti all'adozione di linee guida uniformi e vincolanti per l’intera rete diplomatico-consolare.

In particolare, chiediamo di applicare alcuni principi molto semplici:

1. Stesse procedure in tutti i Consolati.
A parità di servizio e di condizioni, un cittadino dovrebbe trovare le stesse regole indipendentemente dalla sede consolare alla quale si rivolge, riducendo al minimo interpretazioni procedurali differenti da una sede all'altra.

2. Nessun documento richiesto due volte.
Se un documento o un’informazione sono già nella disponibilità della Pubblica Amministrazione, il cittadino non dovrebbe essere obbligato a produrli nuovamente, salvo motivate eccezioni.

3. Digitale come modalità ordinaria.
Quando giuridicamente e tecnicamente possibile, il documento digitale dovrebbe essere preferito a quello analogico. Una digitalizzazione ben progettata non significa minore sicurezza: strumenti digitali di verifica dell'autenticità, firme elettroniche e interoperabilità possono offrire garanzie persino maggiori rispetto alla circolazione di copie cartacee.

4. Accesso allo sportello soltanto quando realmente necessario.
La presenza fisica del cittadino dovrebbe essere richiesta esclusivamente quando indispensabile per la natura dell'adempimento o per specifiche e motivate esigenze. Tutto ciò che può essere completato a distanza dovrebbe poterlo essere.

5. Più interoperabilità.
Le diverse strutture della Pubblica Amministrazione dovrebbero dialogare maggiormente tra loro, evitando che sia il cittadino a svolgere il ruolo di “corriere” di informazioni già possedute dallo Stato.

6. Smartphone, tablet e computer compatibili con una PA digitale.
Le regole di accesso alle sedi consolari dovrebbero essere uniformate a livello centrale. Salvo specifiche esigenze di sicurezza individuate dalla Farnesina, dovrebbe essere consentito l'accesso con smartphone, tablet e computer. Sono strumenti ormai indispensabili per identificazione digitale, documenti elettronici, appuntamenti, pagamenti e comunicazioni con la stessa Pubblica Amministrazione. Non può esistere una vera amministrazione digital first se il cittadino viene privato, proprio nel momento in cui accede al servizio, degli strumenti attraverso i quali quella digitalizzazione funziona.

Un manuale unico di buone prassi consolari
Chiediamo quindi alla Farnesina di predisporre un Manuale nazionale delle buone prassi per la semplificazione dei servizi consolari, applicabile in modo uniforme e vincolante alla rete diplomatico-consolare.

Ma chiediamo anche qualcosa in più.

Questo manuale non dovrebbe nascere esclusivamente dal confronto tra strutture istituzionali.

Dovrebbe essere costruito ascoltando chi utilizza concretamente i servizi consolari.

Cittadini, associazioni, imprese, professionisti e altri soggetti interessati dovrebbero poter segnalare direttamente all’Unità per la semplificazione procedure ridondanti, differenze ingiustificate tra Consolati, passaggi amministrativi evitabili e possibili soluzioni.

Non una semplice raccolta di reclami, ma un canale permanente di proposte per la semplificazione.

Potrebbe diventare un piccolo ma significativo esempio di cittadinanza attiva: chi utilizza un servizio pubblico contribuisce a individuare ciò che non funziona e propone come renderlo migliore.

La rete consolare può essere un banco di prova
Il Ministro ha ricordato che alla Farnesina esiste già un’unità dedicata alla semplificazione.

La rete consolare potrebbe diventare un eccellente banco di prova per dimostrare cosa significhi concretamente semplificare la Pubblica Amministrazione.

Non occorre necessariamente inventare qualcosa di nuovo.

A volte basta eliminare ciò che è inutile, digitalizzare ciò che può esserlo e rendere uniforme ciò che oggi varia senza una reale necessità.

Una semplificazione ben realizzata non è soltanto un favore fatto al cittadino.

Meno burocrazia inutile significa anche meno lavoro inutile per i Consolati, tempi più brevi, personale pubblico utilizzato meglio e minori costi per la collettività.

Per questo chiediamo al Ministro degli Affari Esteri e alla competente struttura della Farnesina di:

avviare un programma di revisione e semplificazione delle procedure consolari; adottare linee guida uniformi e vincolanti per tutta la rete; applicare concretamente il principio digital first; eliminare duplicazioni documentali e accessi fisici non necessari; e aprire un canale attraverso il quale cittadini e stakeholder possano contribuire direttamente alla definizione delle buone prassi.

La semplificazione amministrativa può cominciare da qui.

Dalle parole ai fatti.