Revolutionizing Research Governance: Demand for Transparent Executive Terms in Japan's Funding Agencies

We want to shed light on a hidden issue: the problem of quasi-civil servants moving to jobs at organizations with conflicting interests, which happens behind the scenes of national and local government.

In one case, a person who served as an executive director of a national research funding agency (mainly under the Cabinet Office and Ministry of Education, Culture, Sports, Science and Technology) for three terms (six years) retired in March 2024 at age 63. Just two months later, in June 2024, he was appointed as a board member in charge of finance and funding at a university that received funding from the same agency he had worked for.

During his six-year tenure, the agency restricted staff engagement with the broader scientific community not involved in funding, citing low levels of internal control and information security in the name of compliance. This hampered staff's ability to transparently and ethically collaborate with the research community. The organization's information systems and security remain at a very low level, with no capable personnel responsible for implementing information systems. This has resulted in an inability to build an agile system, vendor lock-in, introduction of various vendor systems by different departments, and low IT productivity.

The media often focuses on individual researchers and universities when discussing Japan's declining scientific capabilities. However, isn't it a moral hazard at the highest level when a quasi-civil servant from a national research funding agency becomes a board member at a funded institution just two months after leaving their post?

While such actions by quasi-civil servants may not violate any laws, they would be unthinkable in research funding bodies in other countries.

We call for clear rules and public disclosure regarding the terms and transfer of officers in public fund allocation bodies.

Moreover, even after the six-year director changed jobs, the funding agency's board consisted almost entirely of internal promotions plus the person coming from the Ministry in charge, limiting the influence of any external top leadership. This tendency to rotate personnel internally within the organization, often justified by increased projects and budgets, is an unfortunate trend that goes against the practices of funding agencies in other countries. Even if projects and budgets increase, if it's just for administrative procedures or formal management, productivity won't improve. If the increased projects and budgets are used to create unnecessary management positions, cater to bystanders from inside and outside the organization, or engage in power struggles within small communities, it won't truly contribute to scientific and technological innovation. These resources should be used to increase productivity and generate real output.

In reality, there hasn't been a significant increase in the overall science and technology budget for the country. The source of funding for new projects and budgets can be seen as a reallocation from budgets that have been cut, such as the management grants for national universities.

政治家・国家公務員や地方公務員の陰で隠れている、みなし公務員による利害関係機関への転職問題に新たな視点を投げかけたいと思います。

国立研究開発法人（内閣府・文科省をメインとした研究資金配分型）の理事として3期6年務めていた人物が2024年3月に63歳で退職後、わずか2ヶ月の2024年6月から2年間、当人が理事として務めていた国立研究開発法人の受託機関（国立大学）に役員として就任しました。

同人の３期6年の在任中、組織内の内部統制と情報セキュリティ（現在も非常に低レベルな情報システムとセキュリティ、情報システムの実装に強い人材が責任者でないためアジャイル型の体制も構築できず、ベンダー任せのロックイン状態、様々なベンダーシステムを部門や部署ごとに導入し、IT生産性が低い）という考えにより、自分たちの事業が成功することだけの視野が狭い活動が優先され、従来は当該配分機関とのファンディングに関わらないより幅広い科学コミュニティとの関わりが制限されました。その結果、各スタッフが透明性と倫理観を持って、研究コミュニティと広く関わるような活動が停滞してしまいました。

日本の科学力は落ちたなど、マスコミでは研究者個人・大学などばかりに焦点が当てられ報道されますが、みなし公務員の国立研究開発法人の役員が、２ヶ月経つと受託機関の役員（資金担当・情報担当）となるのは、末端のモラルハザードではなく、トップのモラルハザードではないでしょうか？

政治家だけでなく、モラルハザードを引き起こす、このようなみなし公務員の問題は、法令上は問題ないのかもしれませんが、諸外国の研究資金配分機関では考えられません。

公的資金の配分機関における役員の任期と移動ルールの明確化と公開を要望します。

また、３期6年の人物が転職した後も、当該国立研究開発法人は、資金運用担当の役員以外は、外部からではなく、長年機関に勤めた生え抜きの役員と所管省庁からの国家公務員で構成され、唯一の外部からの機関長への情報統制など、機関長ができることも限られていると思います。

また、出向した国家公務員が当該国立研究開発法人で定年退職した場合には当該国立研究開発法人が国家公務員在任期間中を含めた退職金を費用負担しています。

事業や予算が増えたという理由で、組織内で人事を回す傾向になっている点も諸外国の資金配分機関と逆行する流れになっており、残念です。事業や予算が増えたとしても、事務手続きや形式的な管理を従来通りのやり方を続けるのであれば、生産性は上がりませんし、事業や予算が増えて無駄な管理ポストを増やすのも、科学イノベーションのアウトプットに繋がりません。

外からの傍観者が既存組織の仕組みに声を上げるほどの力もありませんし、小さなコミュニティ内の覇権争い・人気とりにこれらの事業や増えた予算が使われたり、組織内の評価として使われるのであれば、真に科学技術イノーベーションに繋がるためにアウトプットを出そうとする活動や生産性を高めるために使われるべきです。

実際には科学技術予算は国全体で大幅な増加はありませんので、新たな事業や予算の財源は、国立大学の運営費交付金のような削減されてきた予算や増額が停滞している科学研究費からの移し替えと言えます。

どの組織や機関が権限や予算権を持つかや、組織レベルの小さなガバナンスばかりに気がとられて、各組織や機関の小さなレベルの最適化が起こりながらも、トップの責任者は利害関係でありながらも渡り鳥で移るという理解に苦しむ状況です。このような流れが続くと日本の科学イノベーションは停滞するばかりです。

関係する各組織や機関の経営層や所属するメンバが責任論や我田引水しない議論を継続していける環境やルールを策定し、適用してもらいたいです。

Gouvernance de la recherche : Demande de transparence des conditions de mandat des cadres dirigeants des organismes de financement japonais

Nous souhaitons mettre en lumière un problème caché : celui des quasi-fonctionnaires qui passent à des emplois dans des organisations aux intérêts contradictoires, ce qui se produit en coulisses du gouvernement national et local.

Dans un cas, une personne qui a occupé le poste de directeur exécutif d'un organisme national de financement de la recherche (principalement sous l'égide du Cabinet et du ministère de l'Éducation, de la Culture, des Sports, des Sciences et de la Technologie) pendant trois mandats (six ans) a pris sa retraite en mars 2024 à l'âge de 63 ans. Seulement deux mois plus tard, en juin 2024, il a été nommé membre du conseil d'administration chargé des finances et du financement dans une université qui recevait des fonds du même organisme pour lequel il avait travaillé.

Au cours de son mandat de six ans, l'agence a restreint l'engagement du personnel avec la communauté scientifique au sens large qui n'était pas impliquée dans le financement, invoquant de faibles niveaux de contrôle interne et de sécurité de l'information au nom de la conformité. Cela a entravé la capacité du personnel à collaborer de manière transparente et éthique avec la communauté des chercheurs. Les systèmes d'information et la sécurité de l'organisation restent à un niveau très bas, sans personnel compétent chargé de la mise en œuvre des systèmes d'information. Cela a entraîné une incapacité à construire un système agile, un verrouillage des fournisseurs, l'introduction de divers systèmes de fournisseurs par différents départements et une faible productivité informatique.

Les médias se concentrent souvent sur les chercheurs et les universités individuels lorsqu'ils discutent du déclin des capacités scientifiques du Japon. Cependant, n'est-ce pas un aléa moral au plus haut niveau lorsqu'un quasi-fonctionnaire d'un organisme national de financement de la recherche devient membre du conseil d'administration d'un établissement financé seulement deux mois après avoir quitté son poste ?

Bien que de telles actions de la part de quasi-fonctionnaires ne violent peut-être aucune loi, elles seraient impensables dans des organismes de financement de la recherche d'autres pays.

Nous demandons des règles claires et la divulgation publique concernant les conditions et le transfert des dirigeants dans les organismes d'allocation des fonds publics.

De plus, même après le changement d'emploi du directeur de six ans, le conseil d'administration de l'agence de financement était presque entièrement composé de promotions internes plus la personne venant du ministère responsable, limitant l'influence de toute direction supérieure externe.

Cette tendance à faire tourner le personnel en interne au sein de l'organisation, souvent justifiée par l'augmentation des projets et des budgets, est une tendance malheureuse qui va à l'encontre des pratiques des organismes de financement d'autres pays. Même si les projets et les budgets augmentent, s'il ne s'agit que de procédures administratives ou de gestion formelle, la productivité ne s'améliorera pas. Si l'augmentation des projets et des budgets sert à créer des postes de direction inutiles, à répondre aux attentes des observateurs de l'intérieur et de l'extérieur de l'organisation, ou à s'engager dans des luttes de pouvoir au sein de petites communautés, cela ne contribuera pas vraiment à l'innovation scientifique et technologique. Ces ressources devraient être utilisées pour augmenter la productivité et générer de véritables résultats.

En réalité, il n'y a pas eu d'augmentation significative du budget global de la science et de la technologie pour le pays. La source de financement des nouveaux projets et budgets peut être considérée comme une réaffectation de budgets qui ont été réduits, comme les subventions de gestion pour les universités nationales.

 

Gobernanza de la investigación: Demanda de términos ejecutivos transparentes en las agencias de financiamiento de Japón

Queremos arrojar luz sobre un problema oculto: el problema de los cuasi-funcionarios públicos que se mueven a trabajos en organizaciones con intereses en conflicto, lo cual sucede detrás de escena en el gobierno nacional y local.

En un caso, una persona que se desempeñó como director ejecutivo de una agencia nacional de financiamiento de la investigación (principalmente bajo la Oficina del Gabinete y el Ministerio de Educación, Cultura, Deportes, Ciencia y Tecnología) por tres períodos (seis años) se retiró en marzo de 2024 a los 63 años. Solo dos meses después, en junio de 2024, fue nombrado miembro de la junta directiva a cargo de finanzas y financiamiento en una universidad que recibía fondos de la misma agencia para la que había trabajado.

Durante su mandato de seis años, la agencia restringió la participación del personal con la comunidad científica en general que no estaba involucrada en el financiamiento, citando bajos niveles de control interno y seguridad de la información en nombre del cumplimiento. Esto obstaculizó la capacidad del personal para colaborar de manera transparente y ética con la comunidad investigadora. Los sistemas de información y seguridad de la organización permanecen en un nivel muy bajo, sin personal capaz responsable de implementar los sistemas de información. Esto ha resultado en una incapacidad para construir un sistema ágil, bloqueo de proveedores, introducción de varios sistemas de proveedores por diferentes departamentos y baja productividad de TI.

Los medios a menudo se enfocan en investigadores y universidades individuales cuando discuten las capacidades científicas en declive de Japón. Sin embargo, ¿no es un riesgo moral al más alto nivel cuando un cuasi-funcionario público de una agencia nacional de financiamiento de la investigación se convierte en miembro de la junta directiva de una institución financiada solo dos meses después de dejar su puesto?

Si bien tales acciones por parte de cuasi-funcionarios públicos pueden no violar ninguna ley, serían impensables en los organismos de financiamiento de la investigación en otros países.

Pedimos reglas claras y divulgación pública con respecto a los términos y la transferencia de funcionarios en organismos públicos de asignación de fondos.

Además, incluso después de que el director de seis años cambió de trabajo, la junta directiva de la agencia de financiamiento consistía casi en su totalidad en promociones internas más la persona que venía del Ministerio a cargo, limitando la influencia de cualquier liderazgo superior externo.

Esta tendencia a rotar personal internamente dentro de la organización, a menudo justificada por el aumento de proyectos y presupuestos, es una tendencia desafortunada que va en contra de las prácticas de las agencias de financiamiento en otros países. Incluso si los proyectos y los presupuestos aumentan, si es solo para procedimientos administrativos o gestión formal, la productividad no mejorará. Si el aumento de proyectos y presupuestos se utiliza para crear puestos directivos innecesarios, atender a espectadores de dentro y fuera de la organización, o participar en luchas de poder dentro de pequeñas comunidades, no contribuirá realmente a la innovación científica y tecnológica. Estos recursos deberían usarse para aumentar la productividad y generar resultados reales.

En realidad, no ha habido un aumento significativo en el presupuesto general de ciencia y tecnología para el país. La fuente de financiamiento para nuevos proyectos y presupuestos puede verse como una reasignación de los presupuestos que se han recortado, como las subvenciones de gestión para las universidades nacionales.

 

研究治理:要求日本资助机构管理层任期透明化

我们要揭示一个隐藏的问题:准公务员转到与其利益冲突的组织任职的问题,这种情况在国家和地方政府的幕后发生。

在一个案例中,一位在国家研究资助机构(主要隶属于内阁府和文部科学省)担任执行董事三届(六年)的人,于 2024 年 3 月 63 岁退休。仅仅两个月后的 2024 年 6 月,他被任命为一所从他曾经工作过的同一机构获得资金的大学负责财务和资金的董事会成员。

在他六年的任期内,该机构以合规的名义,以内控和信息安全水平低为由,限制员工与不涉及资金的更广泛科学界接触。这阻碍了员工与研究界透明和道德合作的能力。该组织的信息系统和安全保持在非常低的水平,没有负责实施信息系统的有能力的人员。这导致了无法构建敏捷的系统、供应商锁定、不同部门引入各种供应商系统以及 IT 生产率低下。

在讨论日本科学能力下降时,媒体经常关注个别研究人员和大学。然而,当一个国家研究资助机构的准公务员在离职仅两个月后就成为一个获得资金的机构的董事会成员,这难道不是最高层面的道德风险吗?

虽然准公务员的这些行为可能不违反任何法律,但在其他国家的研究资助机构中,这是不可想象的。

我们呼吁对公共基金分配机构的高管任期和流动进行明确规定并公开披露。

此外,即使在六年任期的主管换工作后,资助机构的董事会几乎完全由内部晋升的人员加上来自主管部门的人员组成,限制了任何外部最高领导的影响力。

这种在组织内部轮换人员的倾向,通常以项目和预算增加为理由,是一种不幸的趋势,与其他国家资助机构的做法背道而驰。即使项目和预算增加,如果只是为了行政程序或形式管理,生产力也不会提高。如果增加的项目和预算被用于创造不必要的管理职位、迎合组织内外的旁观者、或在小团体内进行权力斗争,那就不会真正有助于科技创新。这些资源应该用于提高生产力和产生真正的产出。

实际上,国家整体科技预算并没有显著增加。新项目和预算的资金来源可以被视为对被削减的预算(如国立大学的管理拨款)的重新分配。

 

حوكمة البحوث: المطالبة بشروط تنفيذية شفافة في وكالات التمويل اليابانية نريد تسليط الضوء على قضية خفية: مشكلة انتقال الموظفين شبه الحكوميين إلى وظائف في مؤسسات ذات مصالح متضاربة، والتي تحدث خلف الكواليس في الحكومة الوطنية والمحلية. في إحدى الحالات، تقاعد شخص عمل كمدير تنفيذي لوكالة وطنية لتمويل البحوث (تحت مظلة مكتب مجلس الوزراء ووزارة التربية والثقافة والرياضة والعلوم والتكنولوجيا بشكل أساسي) لثلاث فترات (ست سنوات) في مارس 2024 عن عمر 63 عامًا. وبعد شهرين فقط، في يونيو 2024، تم تعيينه عضوًا في مجلس الإدارة مسؤولاً عن الشؤون المالية والتمويل في جامعة تلقت تمويلاً من نفس الوكالة التي عمل بها. خلال فترة عمله التي استمرت ست سنوات، قيدت الوكالة مشاركة الموظفين مع المجتمع العلمي الأوسع غير المشارك في التمويل، مستشهدة بانخفاض مستويات الرقابة الداخلية وأمن المعلومات باسم الامتثال. وقد أعاق ذلك قدرة الموظفين على التعاون بشفافية وأخلاقية مع مجتمع البحث العلمي. لا تزال أنظمة وأمن المعلومات في المؤسسة عند مستوى منخفض للغاية، بدون وجود موظفين أكفاء مسؤولين عن تنفيذ أنظمة المعلومات. وقد أدى ذلك إلى عدم القدرة على بناء نظام مرن، وقفل الموردين، وإدخال أنظمة مختلفة للموردين من قبل إدارات مختلفة، وانخفاض إنتاجية تكنولوجيا المعلومات. غالبًا ما تركز وسائل الإعلام على الباحثين والجامعات الفردية عند مناقشة تراجع القدرات العلمية في اليابان. ومع ذلك، أليس من المخاطرة الأخلاقية على أعلى مستوى عندما يصبح موظف شبه حكومي من وكالة وطنية لتمويل البحوث عضوًا في مجلس إدارة مؤسسة ممولة بعد شهرين فقط من مغادرة منصبه؟ وبينما قد لا تنتهك مثل هذه الإجراءات من قبل الموظفين شبه الحكوميين أي قوانين، إلا أنها ستكون أمرًا لا يمكن تصوره في هيئات تمويل البحوث في الدول الأخرى. نحن ندعو إلى وضع قواعد واضحة والكشف العلني فيما يتعلق بشروط ونقل المسؤولين في هيئات تخصيص الأموال العامة. علاوة على ذلك، حتى بعد تغيير المدير الذي استمر لمدة ست سنوات لوظيفته، كان مجلس إدارة وكالة التمويل يتكون بشكل شبه كامل من الترقيات الداخلية بالإضافة إلى الشخص القادم من الوزارة المسؤولة، مما يحد من تأثير أي قيادة عليا خارجية. إن هذا الميل إلى تدوير الموظفين داخليًا داخل المؤسسة، والذي يتم تبريره في كثير من الأحيان من خلال زيادة المشاريع والميزانيات، هو اتجاه مؤسف يتعارض مع ممارسات وكالات التمويل في الدول الأخرى. حتى إذا زادت المشاريع والميزانيات، إذا كان ذلك فقط للإجراءات الإدارية أو الإدارة الشكلية، فلن تتحسن الإنتاجية. إذا تم استخدام المشاريع والميزانيات المتزايدة لإنشاء مناصب إدارية غير ضرورية، أو لإرضاء المتفرجين من داخل المؤسسة وخارجها، أو للانخراط في صراعات على السلطة داخل مجتمعات صغيرة، فلن يساهم ذلك حقًا في الابتكار العلمي والتكنولوجي. يجب استخدام هذه الموارد لزيادة الإنتاجية وتوليد مخرجات حقيقية. في الواقع، لم تكن هناك زيادة كبيرة في الميزانية الإجمالية للعلوم والتكنولوجيا للبلد. يمكن النظر إلى مصدر التمويل للمشاريع والميزانيات الجديدة على أنه إعادة تخصيص للميزانيات التي تم خفضها، مثل المنح الإدارية للجامعات الوطنية.　

 

Forschungsgovernance: Forderung nach transparenten Amtszeiten für Führungskräfte in japanischen Förderagenturen

Wir wollen ein verborgenes Problem ans Licht bringen: das Problem, dass quasi-Beamte zu Jobs in Organisationen mit gegensätzlichen Interessen wechseln, was hinter den Kulissen der nationalen und lokalen Regierung geschieht.

In einem Fall ging eine Person, die drei Amtszeiten (sechs Jahre) lang als Exekutivdirektor einer nationalen Forschungsförderungsagentur (hauptsächlich unter dem Kabinettsbüro und dem Ministerium für Bildung, Kultur, Sport, Wissenschaft und Technologie) tätig war, im März 2024 im Alter von 63 Jahren in den Ruhestand. Nur zwei Monate später, im Juni 2024, wurde er zum Vorstandsmitglied ernannt, zuständig für Finanzen und Förderung an einer Universität, die Mittel von derselben Agentur erhielt, für die er gearbeitet hatte.

Während seiner sechsjährigen Amtszeit schränkte die Agentur im Namen der Compliance die Zusammenarbeit der Mitarbeiter mit der breiteren wissenschaftlichen Gemeinschaft ein, die nicht an der Finanzierung beteiligt war, und berief sich dabei auf ein geringes Maß an interner Kontrolle und Informationssicherheit. Dies behinderte die Fähigkeit der Mitarbeiter, transparent und ethisch mit der Forschungsgemeinschaft zusammenzuarbeiten. Die Informationssysteme und die Sicherheit der Organisation verbleiben auf einem sehr niedrigen Niveau, ohne fähiges Personal, das für die Implementierung von Informationssystemen verantwortlich ist. Dies führte zu der Unfähigkeit, ein agiles System aufzubauen, zur Herstellerbindung, zur Einführung verschiedener Herstellersysteme durch unterschiedliche Abteilungen und zu einer geringen IT-Produktivität.

Die Medien konzentrieren sich oft auf einzelne Forscher und Universitäten, wenn sie über den Rückgang der wissenschaftlichen Fähigkeiten Japans diskutieren. Ist es jedoch nicht ein moralisches Risiko auf höchster Ebene, wenn ein Quasi-Beamter einer nationalen Forschungsförderungsagentur nur zwei Monate nach seinem Ausscheiden aus seinem Amt Vorstandsmitglied einer geförderten Institution wird?  

Solche Handlungen von Quasi-Beamten mögen zwar keine Gesetze verletzen, wären aber in Forschungsförderungseinrichtungen anderer Länder undenkbar.

Wir fordern klare Regeln und öffentliche Transparenz in Bezug auf die Bedingungen und den Transfer von Führungskräften in Einrichtungen, die öffentliche Mittel vergeben.

Darüber hinaus bestand der Vorstand der Förderagentur auch nach dem Stellenwechsel des Sechsjahres-Direktors fast ausschließlich aus internen Beförderungen sowie der Person, die aus dem zuständigen Ministerium kam, was den Einfluss jeglicher externer Führungskräfte einschränkte.

Diese Tendenz, Personal innerhalb der Organisation intern zu rotieren, oft mit erhöhten Projekten und Budgets begründet, ist ein bedauerlicher Trend, der gegen die Praktiken von Förderagenturen in anderen Ländern verstößt. Selbst wenn Projekte und Budgets steigen, wird sich die Produktivität nicht verbessern, wenn es nur um Verwaltungsverfahren oder formales Management geht. Wenn die erhöhten Projekte und Budgets dazu verwendet werden, unnötige Managementpositionen zu schaffen, Zuschauer von innerhalb und außerhalb der Organisation zu bedienen oder sich in Machtkämpfe innerhalb kleiner Gemeinschaften zu verstricken, wird dies nicht wirklich zu wissenschaftlichen und technologischen Innovationen beitragen. Diese Ressourcen sollten dazu verwendet werden, die Produktivität zu steigern und echte Ergebnisse zu erzielen.

In Wirklichkeit gab es keine signifikante Erhöhung des Gesamtbudgets für Wissenschaft und Technologie für das Land. Die Finanzierungsquelle für neue Projekte und Budgets kann als eine Umverteilung von gekürzten Budgets, wie z. B. den Verwaltungszuschüssen für nationale Universitäten, angesehen werden.