O Arquivo Público Mineiro, tal como qualquer outro arquivo público, deve ser compreendido como uma instância fundamental da administração pública, atuando no conjunto dos órgãos públicos estaduais, no controle e fiscalização da gestão de documentos, exercendo funções essenciais para o bom funcionamento do Poder Executivo.

Porém, o exercício dessa missão em muito ficou prejudicado em razão de uma compreensão atrasada a respeito dos arquivos públicos. Embora tais instituições conservem o patrimônio cultural arquivístico, não devem ser definidas apenas como instituições culturais. Cabe ao APM coordenar a gestão de documentos na administração pública estadual, um dever constitucional conforme artigo 216 da Constituição Federal do Brasil.

Quando bem aplicada, a gestão de documentos proporciona melhorias na eficácia da recuperação da informação, em ambientes em que a tomada de decisão eficiente e o atendimento às demandas dos cidadãos dependem dessa recuperação rápida. Possibilita, ainda, a economia de recursos públicos, na medida em que evita gastos na construção de depósitos ou na terceirização da guarda de documentos físicos e digitais, sem valor para a administração e desprovidos de informações relevantes. Porém, desde 2010 o Estado empenhou mais de R$97 milhões de reais na terceirização da guarda de documentos e em outros serviços análogos aos prestados pelo Arquivo Público Mineiro. Paralelamente, a instituição recebeu pouco mais de R$900 mil para sua manutenção. 

O Projeto de Lei nº 367/2019, do Excelentíssimo Sr. Governador do Estado de Minas Gerais, sugere o "rebaixamento" do Arquivo Público Mineiro, hoje uma superintendência da Secretaria de Estado de Cultura, para uma Diretoria, vinculada à Superintendência de Gestão de Equipamentos Culturais, vinculada à Subsecretaria de Cultura, vinculada à Secretaria de Cultura e Turismo (SECULT). Além disso, no artigo 21, que estabelece as competências da SECULT, observa-se a ausência de regras no que se refere às competências previstas na Lei Federal nº 8.159/1991, que estabelece o dever público da gestão de documentos, e da Lei Estadual nº 19.420/2011, que estabelece a política estadual de arquivos. Cabe também lembrar que compete ao Arquivo Público Mineiro aprovar as listagens de eliminação de documentos, tão importantes para o andamento dos programas de gestão. Se efetivado, o PL nº 367/2019 rebaixará o Arquivo Público Mineiro à condição de “diretoria”, e as atuais diretorias dessa Superintendência serão rebaixadas à condição de “coordenações” ou “núcleos”, perdendo a autoridade para atuar como “fiscais” na garantia do cumprimento das competências vitais para a boa administração pública.

Trata-se, portanto, da efetiva desativação de uma das principais funções do Arquivo Público Mineiro, inviabilizando a gestão de documentos, comprometendo a recuperação da informação pública, tanto para a promoção da transparência da administração quanto para o efetivo acesso por parte dos cidadãos.

Tendo em vista esse conjunto de argumentos e evidências, solicita-se revisão da PL 367/2019, com a transferência do vínculo institucional do Arquivo Público Mineiro para a Secretaria de Governo do Estado de Minas Gerais - SEGOV. Justifica-se tal pleito pelo fato de ser a SEGOV, conforme art. 31 do citado PL 367/2019, órgão destinado ao assessoramento direto do governador. Assim, considerando que o APM  é responsável por orientar a produção, classificação, uso, tramitação, destinação, preservação, promoção do acesso aos documentos do Poder Executivo Estadual e aos documentos privados de interesse público e social resta demonstrada sua condição sine qua non de órgão estratégico para o subsídio da defesa do Estado, propositura, desenvolvimento e implemento de políticas públicas.

Esta decisão alinhará Minas Gerais aos procedimentos recomendáveis da eficiente administração pública, voltada para promoção da transparência dos atos e decisões, assim como para a promoção do acesso a esses atos e decisões por parte dos cidadãos.