Adressée à les personnalités politiques belges

La gestion de l’information, passage obligé pour une bonne gouvernance !

Depuis quelques semaines, chaque nouveau scandale politique est l’occasion pour les acteurs publics de brandir le fanion de la bonne gouvernance, sorte de quête d’un nouveau Graal qui permettrait de sauver le pays des dérives qui semblent subitement le gangréner.

Cette bonne gouvernance, mise en avant depuis les affaires Publifin, ISPPC, ou encore Samu social, prône une certaine éthique du politicien mais pose surtout la question de la transparence. La «solution de crise» proposée par le monde politique prend la forme de commissions d’enquête, de commissions parlementaires ou, plus récemment, d’une remise en question des majorités actuelles. Or, il est une matière qui n’est jamais abordée explicitement, mais qui aurait substantiellement contribué à prévenir ces dérives et mauvaises gestions : la “bonne” gouvernance informationnelle, c’est-à-dire une gestion raisonnée des documents administratifs et leur conservation au sein d’un service d’archives  intégré dans ces structures.

Des archives en danger. De l’exercice de la démocratie

Pourtant, à l’heure actuelle, certains lieux de pouvoir ne font pas preuve d’assez de transparence et n’accordent pas le soin nécessaire aux archives qu’ils détiennent, empêchant la bonne gouvernance et, par là même, l’exercice de la démocratie. Les cabinets ministériels ou les intercommunales, pour ne citer qu’eux, ne sont en effet pas contraints de gérer et de conserver leurs archives. À moins d’initiatives personnelles ou collectives isolées, la consultation de ces documents par le citoyen, voire par un magistrat, est relativement difficile voire impossible.  Comment tolérer, par exemple, qu’une administration publique ne soit pas en mesure de fournir les procès-verbaux de ses propres conseils d’administration, à la demande expresse d’une commission d’enquête parlementaire?

Le renouvellement probable des exécutifs francophones qui découle de l’annonce de ce lundi 19 juin, pose une nouvelle fois la question de la gestion des documents des cabinets ministériels et de leur conservation. À chaque changement de  gouvernement, en effet, nous observons et réprouvons, des destructions pures et simples de documents administratifs. De tels agissements ont déjà été signalés à de nombreuses reprises dans les médias, comme ce fut encore le cas à la suite des dernières élections.

Comme une carte blanche de 2014 l’évoquait déjà : la première législation belge sur les archives date de 1955, bien avant les grandes réformes de l’Etat. Il a ensuite fallu attendre plusieurs décennies pour que des initiatives décrétales tentent d’adapter cette législation, tout autant aux «nouvelles» réalités institutionnelles, qu’aux vertigineuses évolutions technologiques que nous connaissons. Du côté francophone, signalons que le décret wallon sur les archives de 2001 (qui évoque furtivement le cas des documents des cabinets) attend encore ses arrêtés d’application, tout comme d’ailleurs l’ordonnance bruxelloise de 2009... Quant à la Fédération Wallonie-Bruxelles, elle ne dispose pas encore à ce stade de décret organisant la gestion de ses archives.

Sans ces arrêtés d’exécution qui se font attendre, les documents produits par les cabinets ministériels ne disposent pas à ce jour d’un cadre légal clair concernant leur conservation et leur accessibilité. Cela laisse donc le champ libre aux responsables politiques de les détruire purement et simplement, ce qui favorise une perte d'information et engendre une opacité du travail de nos gouvernants.

Comment, dès lors, le citoyen peut-il exercer son droit, son devoir de contrôle des décisions?
Comment les historiens, sociologues, politologues, journalistes pourront-ils, dans le futur, décrire et analyser la vie politique de notre temps?

Au delà de ces questions, les archivistes s’interrogent sur les raisons de cette absence de législation et tentent, dans leur travail quotidien, de pallier ces carences législatives.

Bonne gouvernance, archivage et révolution numérique

L'étymologie même du mot archives, venant du grec ancien árkhô qui signifie  commander, nous rappelle que le fait de gouverner est directement lié à la collecte et la préservation des documents officiels afin d’assurer un contrôle par le citoyen et de permettre une meilleure cohérence dans les décisions prises. Si une bonne gestion des archives est un des moteurs de la démocratie, la Déclaration universelle des archives insiste également sur le fait que les archives sont des sources d’informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente. Or, une politique d’archivage est un écosystème complexe nécessitant une redéfinition des processus, l’implication des personnes aux profils adéquats et l’utilisation des technologies à la pointe du domaine.

Insurmontable? Pas du tout! Comme gestionnaire de l’information, les archivistes sont amenés quotidiennement à réfléchir avec les dirigeants d’entreprises, d’asbl ou d’administrations publiques ou privées sur la meilleure façon de revoir, de repenser les pratiques en matière de gestion documentaire. Ils sont également parmi les personnes de référence permettant d’accompagner ces structures vers une transition numérique inéluctable, synonyme de changement radical dans les processus de travail, mais également dans la relation à l’écrit, au document authentique, à la donnée. La gestion de l’information se donne comme objectif de définir le cycle de vie d’une information et s’assure de son accès aisé et contrôlé au moment opportun. Pour ce faire, les gestionnaires de l’information se basent sur des normes, standards et textes législatifs. Dans ce domaine, le législateur francophone n’offre que peu de solutions pour les archives papier ou pour les documents numériques.

Pendant que nos entreprises et asbl (non politisées, elles existent encore en nombre !) implémentent une gestion documentaire basée sur les règlements européens et autres normes internationales afin de gagner en efficience,que  deviennent les documents produits et reçus par ces structures que sont les cabinets ministériels ou les intercommunales? Sommes-nous condamnés à être toujours à la traine? André Antoine, Président du Parlement de Wallonie, soulignait dans son discours d'introduction lors du colloque que nous organisions ce 8 Juin, toute l’importance des archives pour la protection de nos démocraties. Il est dès lors incompréhensible, alors que cette prise de conscience existe, de constater une absence de textes légaux et de cadre imposé aux ministères et cabinets.
 
Des archives pour l’avenir

Les dernières déclarations politiques donnent à penser qu’il existe un réel mouvement, une tendance à l’amélioration des systèmes de gouvernance et à une plus grande transparence de nos décideurs. Nous osons proclamer que ces  objectifs ne pourront être atteints sans aborder la question de la gestion et de la gouvernance de l’information. Il s’agit d’un élément garantissant pleinement la démocratie en conservant les traces, les archives produites par toutes les  composantes de l’État et de ses entités fédérées. Puisque la gouvernance devient réellement l’enjeu des discussions et négociations qui vont se tenir dans les prochains jours, nous exhortons tous les partis à prendre conscience de la  nécessité de cadrer la gestion de l’information, à commencer par la conservation des documents des cabinets ministériels et des administrations.

À l’heure où l’information devient un atout, un enjeu commercial, il est important de mettre sur pied une véritable politique de gestion et de gouvernance de l’information et il est nécessaire d’impliquer les gestionnaires de l’information dans ces décisions et réflexions. Nous voulons croire que cela est possible et sommes prêts à prendre part au renouveau en matière de gouvernance.

Cette pétition sera remise à:
  • les personnalités politiques belges


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