Bonjour à tous
le Monde a publié hier un article général sur le CNRS (en lien avec l'évaluation HCERES) où il mentionne notre pétition.
on y lit "Le rapport insiste aussi longuement sur le « fardeau bureaucratique » qui pèse sur les chercheurs, accusant l’organisme de ne « pas apprécier à sa juste mesure le profond niveau de frustration qui règne dans l’ensemble du système » et relevant « le manque apparent d’engagement pour remédier d’urgence aux inefficacités administratives ». Le texte préconise même une « opération commando » pour régler les situations liées notamment au fait que « le personnel administratif (…) [est] soumis à une pression croissante en raison du manque de ressources (…) et du taux de renouvellement élevé ».
Par ailleurs le DGDR a répondu ce jour à la lettre ouverte envoyée il y a 5 semaines en écrivant entre autres "Je vous confirme que la direction du CNRS est pleinement consciente, depuis le début, d’une situation qu’elle déplore profondément ". C'est un premier pas. Il nous conseille aussi de lire l'article détaillé suivant:
Un effort y est fait pour apporter une réponse à notre raz le bol, mais on y lit une fois de plus "Aujourd’hui, les bugs sont corrigés."
Ce n'est pas ce que j'ai vecu encore Vendredi dernier, où mon état de frais était complètement bloqué. Cela a pris 20 minutes à deux gestionnaires pour simplement réussir à me donner accès à l'entrée des justificatifs...
Donc les problèmes sont toujours là!
On y lit aussi qu'en gros si ça merde encore c'est de la responsabilité des laboratoires!
"Quand l’outil fonctionnera de manière nominale et que les laboratoires auront fait les paramétrages qui leur conviennent, j’espère qu’on en verra les effets en termes de simplification"
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Nous avons cumulé une somme exceptionnelle de difficultés techniques. Le passage à grande échelle a provoqué des difficultés très importantes, qui ont affecté fortement les gestionnaires, les directeurs d’unités, de nombreux chercheurs et chercheuses. En conséquence, il y a eu beaucoup de mal-être, nous l’avons tout à fait entendu », déclare Christophe Coudroy, DGD aux ressources du CNRS, à News Tank le 27/10/2023.
Il revient sur le déploiement d’un nouveau système de gestion des missions au CNRS, le 10/07/2023, qui a entrainé des signalements des syndicats de l’organisme.
« Le projet a consisté essentiellement à interconnecter les outils existants », indique-t-il, avec trois objectifs :
• « n’avoir plus qu’une seule saisie pour une même donnée » ;
• « que tout le processus soit entièrement dématérialisé » ;
• « permettre de traiter les missions sur crédits CNRS, mais aussi sur crédits universitaires pour les établissements qui ont Sifac », dans une dimension inter-tutelles.
« Il faut cependant être lucide : aujourd’hui, les agents dans les laboratoires n’ont pas pu appréhender ces gains en raison des problèmes rencontrés et nous le regrettons », ajoute-t-il.
Si les bugs sont corrigés et que la volumétrie de missions est redevenue comparable à celle d’avant le 10/07, « cela ne signifie pas pour autant que le fonctionnement soit satisfaisant en matière de répartition des tâches dans les laboratoires ». Selon lui, « c’est maintenant aux laboratoires, avec l’appui des délégations régionales, de mettre en place un paramétrage qui corresponde à leur souhait de fonctionnement interne ».
« Une responsabilité du côté des prestataires, mais aussi du côté du CNRS »
Quels étaient les objectifs du déploiement d’un nouveau système de gestion des missions au CNRS, le 10/07/2023 ? Que cela a-t-il changé ?
Christophe Coudroy
Le projet a consisté essentiellement à interconnecter les outils existants :Etamine Missions : il s’agit d’un outil développé il y a quelques années dans un laboratoire pour répondre aux besoins du directeur d’unité et du responsable administratif, et qui a été déployé au niveau national en passant par un prestataire externe. Il a pour but de gérer les validations internes au laboratoire (principe de la mission, calendrier, source de financement, etc) ainsi que les échanges avec le fonctionnaire sécurité-défense pour les missions dans des pays sensibles ou de longue durée, qui nécessitent son visa.
Les outils du marché Mission ESR, signé en juillet 2021 dans un groupement de commandes passé avec l’Amue et concernant tout l’ESR, qui comporte une agence de voyages, l’outil Goelett pour réaliser des réservations de transport (trains, avions, etc) et d’hébergement.
Les outils financiers du CNRS : Geslab, qui produit les ordres de mission à faire signer manuellement par un directeur d’unité ; et BFC pour le paiement des états de frais (format papier également), quand la mission est terminée. Dans les universités, le pendant de ces logiciels estSifac.
D’autres applications sont également connectées dans le projet.
Interconnecter ces outils avait plusieurs buts. Le premier objectif était de n’avoir plus qu’une seule saisie pour une même donnée. Auparavant, un agent devait saisir plusieurs fois une même information dans Etamine (pour les laboratoires qui l’utilisaient), dans Goelett et dans Geslab. Avec l’interconnexion des outils, il ne doit plus y avoir qu’une seule saisie, la donnée circulant d’une application à une autre.
Le deuxième objectif était que tout le processus soit entièrement dématérialisé. Avant le 10/07, l’ordre de mission était un document papier, daté, signé, et archivé. Désormais, la validation est électronique. C’était l’un des gains importants attendus du projet, dans la mesure où les missions sont très chronophages pour les gestionnaires de laboratoire.
Enfin, un troisième objectif consistait dans la dimension inter-tutelles. En effet, dans la version connectée, il y a un lien de l’ensemble Notilus-Goelett, d’une part avec Geslab et BFC, mais aussi avec Sifac. L’interconnexion vise donc à permettre de traiter les missions sur crédits CNRS, mais aussi sur crédits universitaires pour les établissements qui ont Sifac, même si elles n’ont pas pris Etamine.
Il faut cependant être lucide : aujourd’hui, les agents dans les laboratoires n’ont pas pu appréhender ces gains en raison des problèmes rencontrés et nous le regrettons.
Des difficultés ont été rencontrées par les personnels selon plusieurs syndicats. À quoi cela est-il dû ?
Avant le 10/07, nous avons dû organiser des formations dans une certaine urgence, formations dont la qualité n’était pas optimale. Néanmoins, comme avant toute ouverture d’un outil informatique, il y a eu des tests et, en l’espèce, ils étaient positifs.
Les difficultés observées par la suite sont de plusieurs ordres. Elles résultent largement du passage à grande échelle (120 000 personnes dans les laboratoires). D’habitude, les évolutions des outils informatiques sont mises en œuvre de manière progressive, avec des laboratoires ou des délégations pilotes. Dans le cas présent, pour des raisons techniques, ce n’était pas possible.
Quelles ont été plus précisément ces difficultés ?
Il y a eu d’abord des problèmes d’identification et de synchronisation de profils, ainsi que des difficultés de paramétrage des tâches dans les laboratoires (rôle respectif du directeur d’unité, des gestionnaires, des missionnaires).
Il y a eu aussi des interruptions dans l’accès aux applications des prestataires, en particulier Notilus, et entre les outils des prestataires et de certains de leurs sous-traitants.
Nous avons été victimes de bugs importants qui, pour certains, avaient des conséquences en chaîne.
Nous avons aussi rencontré des difficultés concernant les personnalités scientifiques étrangères invitées à des colloques en France, en raison de problèmes de transferts entre certaines applications.
Par ailleurs, certains correctifs appliqués par les prestataires pour corriger des bugs en ont provoqué de nouveaux.
Nous avons donc cumulé une somme exceptionnelle de difficultés techniques. Le passage à grande échelle a provoqué des difficultés très importantes, qui ont affecté fortement les gestionnaires, les directeurs d’unités, de nombreux chercheurs et chercheuses.
La difficulté à paramétrer correctement les rôles dans le laboratoire a amené les uns et les autres à se confronter à des tâches qu’auparavant ils ne réalisaient pas ou au contraire à empêcher les gestionnaires de continuer à réaliser ce qu’ils faisaient auparavant. L’interconnexion des outils n’avait aucunement pour but de modifier la répartition des tâches dans les laboratoires, sauf évidemment à ce que le directeur d’unité veuille saisir l’occasion pour le faire. En soi, l’outil n’appliquait absolument aucun changement.
En conséquence, il y a eu beaucoup de mal-être, nous l’avons tout à fait entendu. Le P-DG du CNRS a personnellement écrit à tous les agents le 18/09/2023.
Un exemple de bug entraînant des conséquences en chaîne
« Par exemple, le directeur d’unité, qui a le pouvoir d’engager les crédits CNRS, valide une enveloppe budgétaire pour la mission, par exemple 500 €. Quand le billet était choisi puis réservé, par exemple pour 300 €, le montant prévisionnel se cumulait — à tort — avec le prix du billet réservé en passant d’Etamine à Notilus, soit ici 600 €, c’est-à-dire plus que les 500 € autorisés. Ce bug avait des conséquences problématiques, car il engendrait une multitude de mails automatiques demandant des validations, la nécessité de dégrèvements manuels, etc. », illustre Cristophe Coudroy.
Quelles réponses ont été apportées par le CNRS ?
Devant l’ampleur des difficultés, nous nous sommes très vite organisés et des solutions de contournement ont été ouvertes aux délégations régionales début août. Fin août, nous avons mis en place une cellule de crise, tant du côté des prestataires du marché que du CNRS, avec un point journalier. Dans les délégations régionales, une mobilisation remarquable a eu lieu pour assister les laboratoires au quotidien.
« Aujourd’hui, les bugs sont corrigés. »
La première priorité a consisté à corriger les bugs, en commençant par ceux engendrant des conséquences en chaîne. Au moment où le P-DG du CNRS Antoine Petit a envoyé son mail à tous les agents le 18/09, ces bugs étaient traités. Il y a eu une deuxième série de correctifs ensuite. Aujourd’hui, les bugs sont corrigés.Il faut bien distinguer les bugs des sujets d’ergonomie. On peut avoir le sentiment d’un outil non intuitif ou pas aussi ergonomique que souhaité. Nous l’entendons tout à fait et avons engagé des travaux auprès des prestataires pour améliorer l’ergonomie.
Nous avons aujourd’hui retrouvé une volumétrie de missions comparable à celle d’avant le 10/07 (le volume des missions gérés par le CNRS étant de 250 000 par an), mais cela ne signifie pas pour autant que le fonctionnement soit satisfaisant en matière de répartition des tâches dans les laboratoires.
« Nous avons relancé les formations au profit des gestionnaires »
Aussi, nous avons relancé les formations au profit des gestionnaires. Des tutoriels ont été élaborés et diffusés. Le 12/10, un webinaire avec plus de 900 connexions (pour 1 000 laboratoires) a été consacré spécialement au sujet de la répartition des rôles dans les laboratoires : qu’est ce qui doit relever du directeur d’unité, des gestionnaires, des missionnaires ? Chaque laboratoire peut répondre différemment à la question, mais il fallait réexpliquer comment s’y prendre techniquement.C’est maintenant aux laboratoires, avec l’appui des délégations régionales, de mettre en place un paramétrage qui corresponde à leur souhait de fonctionnement interne.
Enfin, nous sommes intervenus sur la question des frais de 3 € par mission appliqués par les prestataires, car c’était un irritant fortement ressenti dans les laboratoires (voir encadré).
Frais de 3 € par mission : « Les prestataires ont accepté de nous rembourser tous les frais appliqués depuis le 10/07 »
« Il ne s’agit pas de contester le modèle économique de l’outil, dans la mesure où tous les prestataires sur ce type de marché prennent des frais de cette nature — nous avons même des frais intéressants par rapport à la concurrence.
En revanche, l’application de ces frais dans cette période de dysfonctionnement n’a évidemment pas été admise et les prestataires ont accepté de nous rembourser tous les frais appliqués depuis le 10/07 jusqu’à leur interruption début septembre.
Nous sommes aussi en discussion avec les prestataires sur le périmètre d’application de ces frais, avec un certain optimisme à ce stade. Nous considérons que les frais de 3 € s’appliquent à la maille de la mission et non à chacune de ses étapes. Aujourd’hui, ce n’est pas nécessairement comme cela que les outils des prestataires sont conçus », indique Christophe Coudroy.
Un geste est-il prévu pour les gestionnaires de laboratoire ?
Les syndicats ont posé la question lors d’une rencontre le 18/09 avec le P-DG. Le sujet s’est élargi à la rémunération dans les fonctions support. Le CIA (complément indemnitaire annuel) étant arbitré au mois de juin, il faudra examiner cette question plutôt en juin 2024, au vu de ce que permettra le budget 2024 de l’établissement.
Que répondez-vous au sentiment de certains personnels que le passage à cet outil intégré accentue le contrôle de l’activité des laboratoires ?
Au contraire, puisque dans le nouveau système le directeur d’unité valide simplement une enveloppe budgétaire dans laquelle la mission va se réaliser.
S’il y a plus de clics, ils remplacent aussi l’impression des documents et les signatures manuscrites. Le fait de rassembler dans Etamine Missions tous les circuits de validation interne induit que ce qui pouvait passer auparavant par des échanges email, des post-it ou des échanges verbaux se trouve normalisé. C’est différent par rapport à la pratique antérieure.
Que retirez-vous de cette expérience, dans le contexte d’une volonté de simplification de la gestion des unités de recherche de la part du MESR, qui passe en grande partie par les systèmes d’information ?
Nous avons engagé un retour d’expérience. Il y a certes une responsabilité du côté des prestataires ; ils ne l’ont pas niée. Il y a aussi une responsabilité du côté du CNRS. Il y a toutefois un temps pour l’urgence et un temps pour les réformes structurelles.
« Un temps pour l’urgence et un temps pour les réformes structurelles »
Quand l’outil fonctionnera de manière nominale et que les laboratoires auront fait les paramétrages qui leur conviennent, j’espère qu’on en verra les effets en termes de simplification. Aujourd’hui, ce n’est pas le cas. Mais structurellement, le fait de relier ces outils et leur caractère inter-tutelles, le fait de dématérialiser les ordres de mission, représentent une simplification, dont on espère que les laboratoires retireront les bénéfices à l’avenir.
Pour que cet outil prenne sa pleine dimension, une fois complètement fonctionnel, il faudrait ensuite que son champ d’application puisse être étendu du côté des universités. C’est évidemment plus simple d’avoir un seul outil de gestion pour les gestionnaires des laboratoires.
Des discussions pourront se nouer avec les partenaires académiques sur le sujet mais le moment n’est pas propice : c’est plutôt un sujet à moyen terme, pour 2024.
Le point de vue des syndicats
Le point de vue des syndicats
« Si l’outil fonctionnait, il serait très intéressant »
1/4
Xavier Duchemin, secrétaire national SNPTES-Unsa
« Si l’outil fonctionnait, il serait très intéressant. Le problème est qu’il a été déployé massivement sans recourir à des délégations test, de plus ou moins grande taille, comme cela est effectué d’habitude avec les outils CNRS. Et il était impossible de revenir en arrière du fait de l’intrication des différentes applications entrant en œuvre. Le déployer au début de l’été a aussi représenté une grosse erreur d’appréciation, car les gestionnaires et les équipes supports étaient moins nombreux pour gérer les problèmes.
Par ailleurs :
les gestionnaires n’ont pas été formés sur l’outil mais sur des powerpoint ;
l’outil n’est pas convivial, les procédures sont difficiles à appréhender pour les utilisateurs, qui ne voient pas forcément où ça bloque ;
les gestionnaires n’ont pas forcément accès à l’ensemble des pièces qu’ils doivent gérer.
Actuellement, l’outil marche un peu mieux mais est encore éminemment bogué. Il faut espérer qu’il remplira finalement son objet : simplifier le travail à la fois pour les agents et pour les gestionnaires. »
« Il n’y a pas eu de bêta test correct »
2/4
Boris Gralak, secrétaire général du SNCS-FSU
« Les problèmes rencontrés avec l’outil de gestion des missions du CNRS nous sont remontés très vite après son déploiement début juillet 2023, date à partir de laquelle tous les personnels travaillant dans des laboratoires du CNRS et voulant utiliser des crédits CNRS pour leurs missions devaient l’utiliser. Nous avons eu de premiers signes fin juillet et une remontée très forte fin août-début septembre. Nous avons alerté publiquement dès le 14/09/2023.
De notre point de vue, il n’y a pas eu de bêta test correct. Le fait que le CNRS ne maitrise pas complètement les trois logiciels impliqués dans la gestion des missions, car ces logiciels sont issus de prestataires différents, ainsi que la communication entre eux, a favorisé les bugs.
Cela a été extrêmement pénible pour les gestionnaires en premier lieu, qui ont fait de leur mieux pour répondre aux attentes et n’ont pas pu. La situation a été très tendue, avec des incompréhensions terribles entre personnels.
De notre côté, nous avons demandé un renfort des services gestion et une formation, au moins des réunions d’information, pour tous les personnels.
« C’est l’inverse d’une simplification administrative pour les missionnaires »
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Boris Gralak, secrétaire général du SNCS-FSU
« Dans ce contexte de la simplification de la gestion des laboratoires, un sujet qui tient à cœur à la ministre de l’ESR Sylvie Retailleau, nous appelons à la prudence : on voit ici qu’une volonté de simplifier se transforme en complexité supplémentaire.
Si l’on arrive à un fonctionnement normal de cet outil, il peut y avoir des aspects louables : c’est un outil uniforme et assez universel pour tous les établissements d’ESR — deux ou trois universités l’ont également déployé — et il pourrait simplifier le travail des gestionnaires.
Mais à ce stade je suis convaincu que les missionnaires perdront du temps même quand tout sera opérationnel. Avec ces logiciels, préparer une mission est au moins deux ou trois fois plus long qu’auparavant, puisque l’ordre de mission préparé par le gestionnaire est maintenant préparé par le missionnaire, et que deux étapes de validation sont nécessaires contre une auparavant. C’est l’inverse d’une simplification administrative pour les missionnaires. »
« L’ambition initiale n’est pas atteinte par l’outil tel qu’il est aujourd’hui »
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Pierre-Yves Saillant, membre du bureau national du Sgen-CFDT
« Le système n’est pas au point. Il a probablement été déployé trop vite. Cela ne signifie pas qu’il ne fonctionnera pas un jour.
Mais alors que son déploiement visait à diminuer la charge administrative et faciliter les choses, nous avons le sentiment que c’est tout à fait l’inverse. Il semble fait pour une gestion comptable peut-être encore plus tatillonne dans la manière de concevoir les déplacements et les missions.
Il est aussi très clair que ce système n’est absolument pas adapté pour des missions longues de terrain à l’étranger ou l’accès à des justificatifs financiers est aléatoire. L’ambition initiale n’est à mon avis pas atteinte par l’outil tel qu’il est aujourd’hui, cela demandera probablement beaucoup de travail pour parvenir à un état fonctionnel, simple, efficace, plus au service des agents que de l’agence comptable. »