PÉTITION COLLECTIVE DES SECRÉTARIATS D’OPHTALMOLOGIE

 

À l’attention de la Direction de la Clinique Monticelli-Vélodrome

 

Nous, secrétaires médicales des cabinets d’ophtalmologie dont les chirurgiens opèrent au sein de la Clinique Monticelli-Vélodrome, souhaitons vous faire part de notre ras-le-bol face à l’accumulation des tâches administratives qui nous sont progressivement demandées.

Nos secrétariats sont déjà fortement sollicités : nombreux appels téléphoniques, consultations très denses, demandes des chirurgiens, gestion des patients, urgences et saisie des interventions dans le logiciel HM.

Depuis plusieurs années, de nouvelles tâches nous sont régulièrement ajoutées dans HM et dans les dossiers opératoires : renseignements supplémentaires, prescriptions, documents administratifs à rajouter, etc.

Sans compter que HM rencontre assez fréquemment des dysfonctionnements, ce qui ralentit considérablement notre travail et nous fait perdre du temps dans la gestion des dossiers et la programmation des interventions. De plus, ce logiciel n’est pas suffisamment intuitif et nécessite de nombreux clics inutiles, ce qui alourdit encore les procédures et entraîne une perte de temps au quotidien.

Aujourd’hui, il nous est demandé de renseigner obligatoirement l’adresse e-mail du patient pour pouvoir poursuivre la saisie et programmer l’intervention.

Le fait d’être désormais complètement bloquées dans l’avancement de l’annonce lorsque l’adresse e-mail n’est pas renseignée nous fait perdre un temps considérable. En effet, il est alors nécessaire de retourner sur la fiche d’état civil du patient afin d’y ajouter cette information, puis de reprendre l’ensemble de la procédure. Cette manipulation est particulièrement chronophage et n’est pas compatible avec notre organisation quotidienne. Nous perdons déjà suffisamment de temps avec ce logiciel et il n’est pas possible d’alourdir davantage les démarches.

Nous comprenons la nécessité pour la clinique de disposer des informations utiles au parcours du patient. Cependant, nous ne pouvons plus accepter que chaque nouvelle évolution administrative ou informatique entraîne automatiquement une nouvelle charge de travail pour les secrétariats des cabinets.

Nous sommes les secrétaires des chirurgiens et nous avons déjà une charge de travail importante à assurer auprès de nos propres patients et praticiens.

À tout cela s’ajoute le fait que de nombreux patients nous contactent parce qu’ils ne parviennent pas à joindre directement la clinique, ou qu'ils ne parvienne pas à faire leur admission, ce qui augmente encore notre charge de travail et nous oblige régulièrement à gérer des demandes qui ne relèvent pas de nos cabinets.

 

NOUS DEMANDONS DONC :

● une réévaluation des tâches actuellement demandées aux secrétariats des cabinets ;

● que les informations non indispensables à la programmation, notamment l’adresse e-mail, puissent rester facultatives ;

● que l’absence d’adresse e-mail ne bloque pas l’avancement de l’annonce et la programmation de l’intervention ;

● qu’une solution soit trouvée pour les patients qui ne parviennent pas à joindre les services de la clinique ;

● une amélioration de la fiabilité et du fonctionnement du site de la clinique afin de limiter les ralentissements et les interruptions ;

● une simplification du logiciel HM, avec une réduction du nombre de clics, des retours sur les fiches d’état civil et des étapes inutiles ;

● et surtout, qu’aucune nouvelle tâche administrative ne soit ajoutée 

Notre démarche n’est pas de remettre en cause notre collaboration avec la clinique.

Nous souhaitons simplement que la répartition des tâches, les outils informatiques et les procédures mises en place soient respectueux du travail et de la charge de chacun.