ℹ️ Emails des responsables suite à la réunion de Loches

Par soucis de transparence, et pour que nous disposions toutes et tous des mêmes informations, voici les emails de suivi envoyés par les responsables que nous avons rencontrées durant la réunion de Loches.

• Réponse de Mmr Clidière, responsable régionale du Centre Val de Loire

Bonjour Madame,

Nous tenions en premier lieu à vous remercier pour nos échanges constructifs de mercredi, et à saluer notre collaboration réciproque dans l’intérêt de notre belle agence de Loches et de l’ensemble des Auxiliaires de Vie qui, avec vous, la font vivre au quotidien.   

À la suite de nos deux réunions de mercredi après-midi, respectivement ensemble puis avec vos collègues, veuillez trouver ci-dessous les éléments évoqués et les engagements annoncés pour l’agence de Loches lors de ces réunions, au plus près des attentes exprimées et dans la continuité des actions mises en place par Vitalliance pour le bien-être de ses collaborateurs. 

I/ Un renforcement de la communication, qui prend effet dès ce mois de novembre :

1.    Ritualisation des temps d’échanges concrétisée par trois modalités : des sessions d’information et de discussion mensuelles pour tous les nouveaux collaborateurs et en libre accès aux Auxiliaires de Vie en poste ; des réunions d’équipe trimestrielles par secteur géographique et groupes de clients communs ; un café des Auxiliaires de Vie deux fois par mois. Tous ces éléments, et leurs détails organisationnels pour novembre et décembre, vont être communiqués à l'ensemble des Auxiliaires de Vie de l'agence.

2.   Meilleure répartition de l’utilisation des canaux de communication internes : tchats Auxiliaires de Vie pour les communications non urgentes ou transmission d'informations concernant une évolution auprès d'un client ; tchats individuels pour les informations relatives à un(e) salarié(e) ; tchat équipe client pour les informations relatives à un accompagnement spécifique.

3.   Sollicitation de l’agence par les Auxiliaires de Vie ayant des difficultés à effectuer leur demande de « prime grand rouleur », pour un accompagnement personnalisé en agence. 

4.   Prise de contact téléphonique par l’agence de chaque Auxiliaire de Vie concerné pour les prévenir du décès d’un client. Lors de cet appel. Nous nous assurons au préalable que l'Auxiliaire de Vie n'est pas en intervention. Néanmoins, il est important de répondre aux appels de l'agence ou de rappeler une fois disponible.

5.   Prise de contact par l’agence des clients lors de l’intégration d’un Auxiliaire de Vie qui effectue des binômes. 

II/ Sectorisation et plannings

1.   Poursuite de l’envoi des plannings respectant les 7 jours calendaires en vigueur : un premier envoi le 20 du mois, puis un second le 26 du mois. 

2.   Poursuite de l’envoi d’un planning mail à jour dès qu’une modification y est apportée.

3.   Sectorisation des interventions en cours pour optimiser les temps de trajets et les frais kilométriques. Un travail a débuté dès cette semaine. Il se doit d'être collaboratif avec les Auxiliaires de Vie tout en prenant en compte les souhaits et besoins de nos clients accompagnés. Comme indiqué lors de la réunion collective, plusieurs cas sont à évoquer à titre individuel, avec chacun des salariés en prenant en compte leur modalités d'interventions. Des entretiens individuels ont déjà eu lieu et se poursuivent dans ce sens.

III/ Les indemnités kilométriques 

Cet enjeu sera abordé lors des sessions d'informations et de discussions mensuelles mises en place dès novembre.  Pour préparer les périodes de paie, l’agence enverra un mail détaillé à l'ensemble des Auxiliaires de Vie avec le document à transmettre et un rappel de la procédure.

IV/ Fourniture de matériel

Après une période d’essai validée : remise d’une chasuble Vitalliance aux Auxiliaires de Vie qui souhaitent la porter, sans caractère obligatoire. 

Mise à disposition des gants, qui doit être assurée par le client : revue au cas par cas en fonction des besoins. En cas de difficultés immédiates, l'agence de Loches en aura à disposition.

Au-delà de ces éléments et actions factuels, nous vous rappelons, Madame, que l’agence et sa direction sont entièrement disponibles pour chaque Auxiliaire de Vie  en cas de difficultés et d’incompréhensions. Ces derniers jours, nous l’espérons, vous ont démontré notre engagement en ce sens. Les sessions d’informations et de discussion qui vont être mises en place dès novembre renforceront la qualité et la transparence de la relation entre l’agence et les salariés, et permettront de rappeler tous les éléments explicatifs sur les différents points listés ci-dessus. 

Nous savons pouvoir compter sur vous pour, dans l’intérêt de l’agence de Loches, continuer à cultiver cet esprit de bonne volonté et de collaboration qui nous a permis jusque-là de mener ces échanges constructifs. 

En vous souhaitant une bonne journée,

Bien à vous, 

Alexandra CLIDIERE

Directrice régionale

• Réponse de Mme Sendrier, responsable locale de l'agence de Loches :

Bonjour à toutes et à tous,

Je tenais tout d'abord à vous remercier pour notre réunion qui s’est tenue ce mercredi, et, pour ceux qui n’ont pas pu se rendre disponibles, pour cet engagement collectif que vous exprimez afin d’améliorer toujours plus notre vie collective en agence.
Comme nous avons pu en discuter, il nous tient particulièrement à cœur de faire de l’agence Vitalliance de Loches un lieu de vie ouvert à chacun, permettant échange et partage.
C’est dans cet esprit que je vous annonce la mise en place, dès ce mois de novembre, de trois nouvelles initiatives spécialement pensées pour vous, afin de renforcer votre accompagnement dans vos missions au quotidien. 
Sessions d'information et d'échanges 
Tous les mois, un temps dédié sera organisé dans votre agence afin de partager les actualités et de répondre à l’ensemble de vos questions. Nous y aborderons des thématiques générales telles que la lecture du bulletin de salaire, la gestion des pointages ou l'utilisation de votre App’. N'hésitez pas à nous faire part de vos propositions de sujets en amont.

Voici les prochaines dates :
Jeudi 12 novembre : 15h00 - 16h30
Jeudi 17 décembre : 15h00 - 16h30
Merci de confirmer votre présence à l’agence afin de les positionner sur vos plannings.

Réunions d'équipes par secteur
Chaque trimestre, nous vous réunirons par secteur d'intervention afin d’aborder vos problématiques, mettre à jour les fiches missions et faciliter vos interventions. Les dates vous seront communiquées dans les prochains jours par secteur, et ajoutées à vos plannings.

Café d’équipe 
Deux fois par mois (un mardi et un jeudi), un temps libre et convivial, non inscrit au planning, vous sera proposé dans votre agence. Vous pourrez prendre un café, discuter entre collègues et bien entendu, échanger individuellement avec les équipes.

Voici les prochaines dates (de 15h00 à 17h00) :
Mardi 3 novembre et Jeudi 19 novembre
Jeudi 3 décembre et Mardi 15 décembre.

L'équipe et moi-même espérons vous voir nombreux lors de ces différents temps, qui permettront de répondre à vos questions, de faciliter vos missions et de partager des moments conviviaux tous ensemble. Au-delà de ces temps collectifs, je tiens aussi à vous rappeler de ne jamais hésiter à me solliciter, ou à solliciter mon équipe, pour tout point personnel à régler ou pour toute question. 

En vous souhaitant une bonne journée.

Cordialement,

Vanessa SENDRIER
Responsable d'agence