Evaluasi menyeluruh dan terukur manajemen UAS-THE, dan Lakukan audit teknologi

0 telah menandatangani. Mari kita ke 100.


Kegagalan hari pertama Ujian Akhir Semester (UAS) Take Home Examination (THE) pada Sabtu, 5 Desember 2020 bahkan sejak jam – jam pertama pelaksanaan UAS dilakukan,  telah menyebabkan banyak kerugian bagi peserta UAS dan mahasiswa Universitas Terbuka (UT) pada umumnya. 

Pengalaman kami sendiri, mendapat jadwal ujian pada tanggal 6 Desember, dan satu hari sebelumnya bermaksud mencicil mengunggah lembar jawaban (BJU) . Mencoba sejak pukul 9 pagi dan sampai siang jam 14 hanya berhasil 2 kali login dan tidak berhasil mengunduh BJU. Pada case yang lain banyak sekali dijumpai kesulitan bahkan saat login dan mengakses portal UAS-THE.

Kegagalan pelaksaan UAS –THE  ini berskala besar , terindikasi terjadi di berbagai UPBJJ di banyak kota. Dan kami menilai hal ini bukanlah sesuatu yang ‘insidental’ atau ‘by accident’, mengingat sebelumnya telah beberapa terjadi pada skala yang lebih kecil yakni server down pada  pelaksanaan tuton dan pengumpulan tugas online di akhir minggu. Hal ini merupakan gejala dari adanya permasalahan sistem informasi dan manajemen pelaksanaan UAS   pada kali ini. Oleh karena itu,  permasalahan dalam pelaksanan UAS- THE yang terjadi pada hari ini sebetulnya bisa diantisipasi dan direncanakan secara lebih baik dan lebih sistematis.

Sekedar ilustrasi, bagi suatu portal web, dengan kondisi pengguna yang bersama-sama  membuka laman web bergambar saja , bisa jadi beban sistem yang cukup berat. Apalagi ini dengan komunitas mahasiswa UT yang berjumlah kurang lebih 406.000 (data tahun 2015)  , tidak saja membuka laman web, namun juga mengunduh dan mengunggah data dalam waktu bersamaan, tentu memerlukan sistem informasi yang handal, well maintenanced serta  menuntut kebutuhan investasi teknologi yang terintegrasi dan kapasitas SDM  yang mumpuni. Apakah hal ini sudah dilakukan secara konsisten?

Titik waktu pengunggahan lembar jawaban (BJU)  merupakan saat yang krusial, dimana ribuan mahasiswa UT tersebut mengunggah data dalam  jumlah besar dan dalam waktu hampir bersamaan. Apakah sudah dilakukan tes kehandalan? Apakah sudah diimplementasi simulasi beban traffic web? Bagaimana upaya mitigasi resiko kegagalan sistem server dan sistem informasi secara keseluruhan. Apakah  ada persiapan teknis yang cukup, menemukan ada bug  dan bagaimana memperbaikinya ? 

Konsekuensi Kegagalan Pelaksanaan UAS-THE

Kegagalan hari pertama pelaksanaan UAS-THE  ini tidak hanya menimbulkan kerugian waktu dan biaya  termasuk munculnya  opportunity cost bagi peserta ujian. Namun jelas  ada   dampak memberatkan dari ketidakpastian pelaksaaan UAS ini. Dampak  yang harus ditanggung  baik dari sisi peserta yang masih  harus bekerja maupun dari sisi prospek kelulusannya terkait masa depan studi serta  fase berikutnya.

Kegagalan pelaksaaan UAS-THE ini juga memberikan konsekuensi yang tidak ringan bagi peserta ujian, termasuk bagi keluarga mereka mengingat banyak mahasiswa UT yang juga memiliki tanggung jawab keluarga. 

Terlebih lagi, bagi sebagian mahasiswa UT peserta UAS yang berstatus bekerja , pelaku usaha atau yang berkegiatan lain, kegagalan pelaksanaan UAS ini juga memberikan konsekuensi finansial dan non-finansial yang tidak kecil serta berimplikasi  luas.  

Ketidakpastian pelaksaanaan UAS-THE ini sungguh membebani pikiran dan psikologis mahasiswa: kapan UAS ini bisa mulai dilakukan? kapan bisa  mulai mengunggah jawaban? Bagaimana dan perangkat apa yang diperlukan untuk bisa menuntaskannya dengan baik?

Respon dari pimpinan UT terkait penundaaan pelaksanaan UAS -THE  jam uji I.1 dari 5 desember 2020 menjadi tanggal 20 desember 2020 juga masih menyisakan pertanyaan  yang  terus muncul:  apakah ada jaminan hari – hari berikutnya pelaksanaan UAS – THE ini akan benar- benar lancar dan bebas masalah?

Harapan Kami

Yang pertama dan utama, bahwa kami sebagai  mahasiswa UT peserta UAS –THE tentu berada dalam kapal yang sama dengan jajaran dosen pengampu, manajemen pimpinan UT   serta seluruh civitas akademika. Kami secara tulus berharap agar kapal besar Universitas Terbuka ini bisa menjadi rumah bersama organisasi pembelajar yang  dewasa, semakin baik dari tahun ke tahun, yang memiliki sistem manajemen dan sistem  informasi yang terintegrasi, handal dan prima dalam memberikan pelayanan akademis termasuk kegiatan UAS ini.

Kami menyayangkan pihak manajemen dan pimpinan UT yang tampak tidak melakukan persiapan matang secara memadai dalam pelaksanaan UAS –THE ini. Termasuk melakukan mitigasi resiko kegagalan sistem informasi pelaksanaan UAS – THE.

Kami mendorong pimpinan UT agar lebih berempati dan bisa memberikan kepastian dalam pelaksanaan UAS – THE ini , baik dari sisi kapasitas teknologi, kehandalan sistem informasi maupun implementasi manajemen secara keseluruhan . Secara transparan dan akuntabel.

Kami mahasiswa UT bersama Civitas akademika tentu amat berharap agar kejadian  berskala luas  seperti ini tidak terulang lagi sebab bisa menjadi preseden buruk bagi proses belajar mengajar di UT.

Kami juga mendorong pihak pimpinan UT untuk melakukan evaluasi menyeluruh dan tuntas.  Evaluasi yang  bermakna sekaligus terukur terkait sistem informasi dan pola kerja manajemen secara keseluruhan. Proses evaluasi yang melibatkan pihak eksternal UT yang memiliki integritas.

Kami juga berharap dan mendorong  dilakukannya audit teknologi  dalam kaitan manajemen pelaksanaan UAS –THE ini , audit yang dilakukan oleh pihak yang independen dan berkompeten di bidangnya, berdasar temuan fakta dan data yang valid, obyektif dan bisa dipertanggungjawabkan.