寶翠園業主就2019年業主週年大會準備工作之 聯合要求聲明

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Titania Tam started this petition to Kriz Liu (Shun Tak Group) and

近日知悉原擬定於5月23日舉行的業主週年大會將如期舉行。為避免於上屆會議中的混亂情況再次出現,我們現嚴正要求業委會及管理處嚴格遵從以下於5 月2 日由個別委員為維護業主權益提出的議程及改善大會流程方案:

表決「招標妥」議程

管理處應根據巿建局「招標妥」申請須知條款4.2.3要求,於選票上清晰及一字不漏的印上議決內容字眼如下:

(i)   通過以港幣 [80,000圓]參加市區重建局之「招標妥」樓宇復修促進服務,其上述費用包括透過市區重建局安排聘請之指定公司為 [寶翠園] 於「招標妥」樓宇復修促進服務內的獨立專業人士;

(ii)  全體業主作為申請人及授權最少兩名管理委員會委員或按樓宇公契條款聘任的經理人代表[寶翠園] 與該獨立專業人士及市區重建局簽署相關文件;

(iii)  通過市區重建局以代理人身份代表 [寶翠園] 安排聘請以下人士或公司提供相關服務:

  • 由指定服務提供者提供電子招標平台服務以進行招聘認可人士/註册檢驗人員(或能提供相關服務的顧問公司)及合資格註冊承建商的招標程序;
  • 由獨立專業人士或專業會計師監察上述(iii) (a)項的開標過程及協助處理開標之有關程序

(iv) 參加及使用招標妥的相關費用悉數由大廈基金支付

2019 年業主週年大會改善流程方案

1.    延長業主大會委任代表文書(Proxy)送交時限, 增加委任代表文書交收安排的透明度

目前業主在遞交委任代表文書後無法確認管理處是否收妥,也無從得悉所填文書是否有效,降低了委任代表文書交收安排的透明度;管理處應修訂委任代表文書(Proxy)送交時限為大會舉行日期前48小時, 以便有充裕時間,恪切遵守《屋宇管理條例》第344 章附表3 第4(5) 段規定及參考政府提供《2019大廈管理的最佳辦法》及落實以下交收安排:

(i)    確認收到委任代表文書的收據應連同以已蓋印委任代表文書副本在會議舉行的時間前留在訂立該份文書的業主的單位內或放入為該單位而設的信箱

(ii)    如會議前已裁決某份委任代表文書無效,應盡早聯絡有關業主,並解釋該份文書無效的原因,以便有關業主考慮應否在時限前訂立新的委任代表文書或親自出席會議

(iii)   嚴禁非管理處職員接觸及取得任何委任代表文書資料,包括電腦檔案

(iv)   管理處任何職員不得自行向業主收集任何委任代表文書

2. 業主週年大會開始時間提前至晚上7:30分

由於週年大會議程甚多及比較冗長,建議將大會開始時間推前半小時,即晚上 7.30分開始;並提早半小時開放場地,方便業主排隊辦理登記入場手續, 減少因業主提早離場,導致不夠法定人數而將會議餘下未表決事項延期的風險。

3. 增加大會座位至200 席或以上

根據4月9日特别業主大會座位安排不足的經驗,管理處在5月23日舉行週年大會當晚,應最少提供200個座位,給到場業主使用。

4. 增加驗票機,改善及加快點算出席人數工序

為了提昇會議效率,管理處應增加驗票機至4部同步點票;並事先提醒手持大量委任代表文書的業主, 務必在會議開始時間前30 分鐘領取選票及登記入場。

在下身為寶翠園業主,已明確書面紀錄上述有關完善業主週年大會的流程建議,並強烈要求管理處在5月23日舉行大會之前,恪切地實施所有措施!

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